Rząd wraz z Pocztą Polską stworzy system do obsługi e-doręczeń

Jednymi z pierwszych instytucji, które obowiązkowo będą od października 2021 r. korzystały z systemu rejestrowanych doręczeń, będą ministerstwa.

E-doręczenia wprowadza ustawa o doręczeniach elektronicznych, której większość przepisów wchodzi w życie w połowie 2021 r.

Jak poinformował PAP Marek Zagórski, KPRM wraz z Pocztą Polską, która realizuje zadania operatora wyznaczonego, przygotowuje komponenty systemu informatycznego niezbędne do uruchomienia tej usługi.

"Kluczowym elementem tego systemu jest baza adresów elektronicznych, którą będzie prowadził minister właściwy ds. informatyzacji. Operator wyznaczony występuje w roli dostawcy usługi, a dodatkowo zapewnia skrzynki doręczeń udostępniane wszystkim tym, którzy zdecydują się na korzystanie z publicznej usługi w ramach systemu. Pierwszym krokiem do korzystania z usługi będzie złożenie wniosku o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych, tzw. deklaracji cyfrowości" – opisywał Marek Zagórski.

Baza adresów elektronicznych

Jak mówił, po złożeniu deklaracji obywatel otrzyma adres do doręczeń zarejestrowany w bazie adresów elektronicznych z przypisaną do niego skrzynką.

"W momencie, kiedy złożymy wniosek o adres do doręczeń elektronicznych, będzie to równoznaczne z żądaniem otrzymywania korespondencji na adres zarejestrowany w bazie adresów elektronicznych. Wszystkie urzędy, które przyłączą się do systemu, będą zobowiązane, żeby taką korespondencję przekazywać tylko w wersji elektronicznej. Obowiązek korzystania z systemu jest rozłożony w czasie. Na początek włączą się do niego organy administracji centralnej, potem jednostki samorządu terytorialnego, a na samym końcu sądy" - mówił Zagórski.

Zgodnie z ustawą najwcześniej, bo od października tego roku, korespondencję tylko drogą elektroniczną wysyłać będą ministerstwa.

Jak wyjaśniał minister, jeśli adresat będzie dysponował adresem do doręczeń elektronicznych, to otrzyma korespondencję na skrzynkę doręczeń, a w przeciwnym razie korespondencja nadana przez urząd w postaci elektronicznej zostanie przez operatora wyznaczonego przekształcona w przesyłkę listową papierową. Poczta Polska wydrukuje przesyłkę elektroniczną z urzędu, zapakuje w kopertę i dostarczy w sposób tradycyjny. Obie formy korespondencji będą miały status odpowiadający dzisiejszym listom poleconym.

"Obywatel będzie mógł w ten sam sposób odpowiedzieć urzędom. W ustawie wskazano terminy, do których najpóźniej urzędy muszą dołączyć do systemu. Może to jednak nastąpić wcześniej. Będziemy na bieżąco informować, które urzędy dołączyły do tego systemu, aby obywatel wiedział, od kogo może się spodziewać korespondencji elektronicznej i do kogo może ją kierować" – wskazał Zagórski.

Podkreślił, że choć obywatele już w tej chwili mogą wysyłać pisma drogą elektroniczną do każdego urzędu w Polsce, to podstawową rolą systemu doręczeń elektronicznych jest zastąpienie tradycyjnych przesyłek rejestrowanych, czyli listów poleconych, tj. uzyskanie dowodu wysłania i dowodu otrzymania.

Usługi rejestrowanego doręczenia zarówno dla podmiotów publicznych, jak i niepublicznych

Minister podkreślił, że operator wyznaczony będzie mógł świadczyć usługi rejestrowanego doręczenia zarówno dla podmiotów publicznych, jak i niepublicznych, a dodatkowo dla podmiotów niepublicznych usługi takie będą mogły być świadczone przez innych dostawców, tj. kwalifikowanych dostawców usług zaufania.

"Przede wszystkim nie wykluczamy świadczenia takich usług przez inne podmioty niż operator wyznaczony w komunikacji biznesowej. Ważne jest rozróżnienie, że dysponentem bazy adresów elektronicznych będzie minister właściwy ds. informatyzacji, a usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego będzie świadczona przez dostawcę usługi zaufania. System budujemy w taki sposób, aby usługę przesyłania korespondencji oraz dostarczania dowodów mogli świadczyć także inni dostawcy kwalifikowani. Dodatkowo korespondencja będzie mogła być przesyłana również pomiędzy podmiotami niepublicznymi" – powiedział.

W ocenie ministra w przyszłości – po pełnym uruchomieniu systemu e-doręczeń – część korespondencji będzie się odbywała za pośrednictwem operatora wyznaczonego w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, a część będzie świadczona całkowicie komercyjnie przez dostawców kwalifikowanych.

"Zakładamy, że w przypadku, gdy nadawca wiadomości elektronicznej będzie chciał nadać jej swego rodzaju pewność urzędową, to będzie mógł wysłać ją z adresu do doręczeń na inny adres do doręczeń. Skutek prawny takiej korespondencji wpłynie pozytywnie na rozwój rynku nie tylko w obszarze administracji, ale także poza nią" – wskazał Marek Zagórski.

Minister zapewnił przy tym, że nie ma powodu do obaw, że na skrzynkę doręczeń będzie przychodził tzw. spam od komercyjnych dostawców.

"Mechanizmem zapobiegającym spamowi jest przede wszystkim identyfikowalność nadawcy, nie ma doręczeń anonimowych. Dane nadawcy będą dostępne dla adresata i zapisane w dowodzie wysłania, który jest potwierdzeniem wysłania" – poinformował.

Marek Zagórski wskazał, że usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego będzie świadczona co do zasady odpłatnie, a punktem odniesienia do wyznaczenia opłaty za usługę e-doręczenia będzie koszt listu poleconego.

"Zgodnie z ustawą z opłaty będą zwolnione podmioty niepubliczne i publiczne w przypadku kierowania korespondencji do podmiotu publicznego. Jednym słowem, korespondencja kierowana za pomocą systemu e-doręczenia do administracji będzie bezpłatna. Oznacza to oczywiście oszczędności dla obywateli, ale także dla administracji, bo choć opłatę pocztową nadal trzeba będzie ponieść, to nie trzeba będzie płacić za kopertę, drukowanie listu i czas pracowników poświęcony na obsługę procesu wkładania listów do kopert etc." – dodał.