Monika Mikowska: nie pracujemy za darmo, przetargi mają kulawe procedury

Piszę tę notkę w dniu, w którym mieliśmy spotkanie z naprawdę dużym podmiotem na polskim rynku, z którym stała i długofalowa współpraca na mobile UX byłaby spełnieniem jednego z kilku moich zawodowych marzeń. Tuż po spotkaniu targały mną i osobami, z którymi tam byłam, mieszane emocje - rozum walczył z sercem na wykluczające się, aczkolwiek obustronnie bardzo rzeczowe argumenty. - Trzymamy się swoich zasad, na które zdecydowaliśmy się jakiś czas temu - orędował Rozum. - No ale ale… ale oni byli naprawdę fajni, oni chcieli inaczej niż ci poprzedni - kontrowało Serce. - Nie, nie, nie! Już były podobne sytuacje, gdy się naginaliśmy i zawsze wychodziło tak samo: figa z makiem - trwał przy swoim Rozum. - Ten jeden ostatni raz - miauczało Serce - dla Takiego Klienta trzeba było się nagiąć i przygotować to, czego chcieli…

Z każdym kolejnym kwadransem Rozum przechylał szalę zwycięstwa na swoją stronę. Masz zasady? To się ich trzymaj! Głupie przecież nie są. Ale wyjaśnijmy wszystko od początku…

mobee dick jesienią tego roku skończy 4 lata. Jesteśmy zespołem strategów, badaczy i projektantów, którzy specjalizują się w projektowaniu rozwiązań internetowych i mobilnych, mając hopla na punkcie udoskonalania doświadczeń ludzi z telefonem w rękach. Mam poczucie, że już na tym etapie rozwoju małej agencji osiągnęliśmy na polskim rynku bardzo wiele: projektowaliśmy rozwiązania dla największych: Agora, Rainbow Tours, kilka naszych projektów zdobyło wyróżnienia w konkursach branżowych, m.in. Żabka, Warta Mobile, doradzaliśmy m.in. Meritum Bankowi, PKP, PRESS- SERVICE Monitoring Mediów, Ministerstwu Cyfryzacji, realizowaliśmy projekty badawcze na rzecz dużych i znaczących projektów, np. dla Getin Noble Banku, udowodniliśmy, że mobilność to nie moda a realna potrzeba – od początku działalności, ku zdziwieniu niektórych firm, którym ‚nie idzie’ na rynku mobile, utrzymujemy się tylko z projektów mobilnych (realizujemy przede wszystkim strategie, badania, testy i projektowanie interfejsów stron RWD i aplikacji mobilnych), przekonaliśmy już kilkadziesiąt firm, że warto rozdzielać UX od DEV (nie zatrudniamy i nie planujemy zatrudniać developerów aplikacji mobilnych, tylko każdorazowo współpracujemy z zewnętrznymi partnerami i model ten sprawdza się cudownie), cały czas jesteśmy o krok przed branżą, torując jej drogę w nowych kierunkach (np. teraz edukujemy w temacie botów, podczas gdy spędzają one sen z powiek developerom klasycznych aplikacji mobilnych - przeczytajcie sobie dyskusję pod tym postem).

Obsługiwalibyśmy jeszcze większe marki, gdyby nie kulawa specyfika przetargów, z którą się nie zgadzamy, a w której czasem uczestniczymy. Scenariusz tego naszego “uczestniczenia” wygląda zwykle tak:
1. Brief od klienta dla agencji zawiera m.in. prośbę o przygotowanie do oferty projektów graficznych 2-3 podstron.
2. Nasza odpowiedź brzmi: „Nie przygotujemy, bo nie pracujemy w ten sposób. To, o co prosicie jest nierozsądne, bo A…, B…, C…” (w dalszej części tekstu przytoczę wszystkie nasze argumenty).
3. Klient myśli: „Oooo, jacy dziwni! Jedyni, którzy nam odmówili! No ale mają w sumie dobre portfolio, polecają ich… Zaprośmy ich na spotkanie – przyjrzymy się tym dziwakom z bliska. Niech no się nam wytłumaczą f2f.”
4. Na spotkaniu z nami firma ta mówi: „Jesteście super. Fajnie się gadało. Robicie dobrą robotę. Aaale…”
5. Finał: ‚Wiecie - procedury. Nie przygotowaliście tego, czego wymagaliśmy w przetargu. Wygrywa ktoś inny, komu przyznaliśmy najwięcej punktów w naszych korpo-tabelkach za zrealizowanie wymagań zapytania ofertowego.’

Prawie 2 lata temu podjęliśmy decyzję o nieprzygotowywaniu makiet i/lub projektów graficznych i/lub prototypów nieodpłatnie na rzecz udziału w przetargach i konkursach ofert. I konsekwentnie się tego trzymamy. Wygrywamy u tych, którzy mogą i chcą naginać zasady takich procesów ofertowych. Przegrywamy niestety u największych – ci są zbyt zatwardziali w swoich dotychczasowych regułach.

To nie tak, że strzelamy focha i mówimy “nie, bo nie” na przekór. Mamy szereg argumentów, jak również sporo obaw, które każdorazowo przedstawiam takim klientom i które chciałabym zebrać w tym poście.

Po pierwsze i najważniejsze:
NIE PRACUJEMY ZA DARMO!

Zapytania ofertowe z prośbą o darmowe projekty przychodzą do agencji odkąd pamiętam. Kiedyś były ciekawym eksperymentem. Przegapiłam moment, w którym stały się normą dla moich kolegów z branży. Koledzy z branży (z dużych agencji, które na co dzień podziwiam) nazywają to „budowaniem relacji z klientem” i mówią to z takim przekonaniem, że widzę, jak mocno sami w to wierzą! Ja mam na to o wiele bardziej nieparlamentarne określenie, które zachowam dla siebie - staram się być kulturalna, gdy zabieram głos publicznie ;) Napiszę więc dyplomatycznie, że dla mnie to, z jednej strony, po prostu frajerstwo pracować za darmo, a z drugiej strony – tupet, skoro można tego tak bezpardonowo wymagać.

Odpowiedzcie szczerze z ręką na sercu: naprawdę czujecie się z tym w porządku? Mi wstyd byłoby poprosić. Bardzo niekomfortowo jest mi tak pracować. Jak również nie stać mnie, żeby mojemu zespołowi płacić ze swojej kieszeni za czas poświęcony na klienta, który ani myśli nas wynagrodzić.

Żaden taki podobny przetarg, który był moim udziałem, nie pozostawił dobrych wspomnień. Od tej reguły jest tylko jeden jedyny wyjątek. Z sentymentem wspominam przetarg dla Nivea Polska z roku 2008, do którego agencja, w której wówczas prowadziłam dział sprzedaży, została zaproszona razem z innymi 4 agencjami do złożenia oferty. Wszyscy mieliśmy podane do wiadomości, kto dokładnie konkuruje. Za udział w przetargu otrzymaliśmy wszyscy po kilka tysięcy złotych wynagrodzenia. Wynagrodzenie to oczywiście nie pokrywało kosztów agencji, potrzebnych do przygotowania oferty, ale było symbolem, że koncernowi wyraźnie zależy na jakości składanych ofert. Przetarg ten wygrałam. Skoro klientowi zależało, to nam również. To był jedyny przetarg, w którym uczestniczyłam i w którym było oferowane rejection fee. Chlubny wyjątek wart naśladowania.

Wniosek z tego jest prosty: jeśli organizujesz przetarg z prośbą o przygotowanie bogatej oferty, oferuj za to wynagrodzenie. Simple as that.

„…Jak to?! To mam zapłacić 18 agencjom?” Trafiony zatopiony. Jeśli teraz czujesz wagę pieniądza, na pewno rozumiesz, ile bezsensu jest w takich działaniach. Za dużo agencji do obdarowania? Zapraszaj więc mniej, przyłóż się na dokładną selekcję agencji, do których się zwracasz. Często już jedna rozmowa wystarczy, by się zorientować, że agencja „nie dowiezie”. Da się zorganizować bardzo merytoryczny konkurs ofert z max 5 konkurującymi ze sobą agencjami.

Przetargi, do których zapraszane są agencje, od których oczekuje się projektów w ofertach, przygotowanych na koszt agencji, są skazane na niepowodzenie, a przynajmniej ogromne ryzyko, zarówno z punktu widzenia klienta, jak i z punktu widzenia agencji. Ogólnie mówiąc, klient nie szanuje tego, co otrzymał za darmo, a agencja nie przykłada się WYSTARCZAJĄCO do projektu, bardzo często robiąc go na kolanie i pracując na bardzo dużym poziomie niewiedzy, czego klient faktycznie potrzebuje. W efekcie klient nie dostaje tego, czego oczekuje. A tak łatwo jak projekty dostał, tak lekką ręką wyrzuca je do kosza. Co więcej, w takim układzie agencja nie ma możliwości przedstawić się w sposób w pełni profesjonalny.

Po drugie,
2. NIE GRAMY W GRY, KTÓRYCH REGUŁY SĄ TAJEMNICĄ.

Po stronie agencji (różnego typu: reklamowych, interaktywnych, a teraz swojej UX-owej) pracuję już dwunasty rok z rzędu. Tak długie doświadczenie w agencjach pokazało mi szereg przykładów, jak wcale nierzadko kończą się takie przetargi. Łącznie z przykładami patologicznymi, gdzie klient robi przetarg wcale nie po to, by wybrać nowego partnera do współpracy. To może być niezobowiązująca próba wysondowania rynku. Albo sposób na zebranie pomysłów, które potem w większości lub w całości można zrealizować inną drogą niż za pośrednictwem zwycięskiej agencji („skoro dali to bierzemy i wdrażamy samodzielnie lub ze swoim obecnym dostawcą, niższym kosztem, jako swoje” - w briefach bywają przecież zapisy, że „dokumentacja dostarczona jako odpowiedź na zapytanie ofertowe staje się nieodpłatnie własnością Zamawiającego”). Bardzo często przetargi nie zostają rozstrzygnięte i nie zostaje wybrany zwycięzca (wszak w briefie widnieje kolejny uprzejmy zapis, iż klient “zastrzega sobie prawo do odwołanie postępowania ofertowego bez podania przyczyny”). Przerywanie przetargów bez podawania transparentnych powodów zdarza się częściej niż można się tego spodziewać. Dalej, zapraszanie kilku, kilkunastu agencji (a nawet kilkudziesięciu – widzieliśmy i takich klientów, którzy zdradzali to oczywiście przez pomyłkę, np. adresując korespondencję i myląc wiersz UDW z DW:), a następnie przejrzenie ich propozycji ofertowych absolutnie nie daje możliwości, aby je szczegółowo przeanalizować i wybrać faktycznie najlepszą. Konkurs sprowadza się więc wyłącznie do oceny, który obrazek jest „ładniejszy”, który lepiej trafia w gusta prezesa, co z punktu efektywności projektu, może okazać się koszmarną pomyłką.