Na rynku można znaleźć wielu dostawców systemów zarządzania dokumentami (ang. document management system ― DMS). Sporządzenie wstępnej, długiej listy takich dostawców jest stosunkowo proste. Znacznie trudniej ją zawęzić. Który system zarządzania dokumentami najlepiej spełnia wymagania firmy? Jakie ma funkcje? Czy można go łatwo zintegrować z dotychczas używaną infrastrukturą informatyczną? Czy umożliwia projektowanie procesów cyfrowych? Aby pomóc w podjęciu decyzji, eksperci SER Group prezentują kilka pytań, na które warto odpowiedzieć przed wyborem.
1. Jakie cele firma chce osiągnąć dzięki wdrożeniu systemu DMS?
System DMS przynosi wiele korzyści. Umożliwia pracę w trybie cyfrowym z dowolnego miejsca, ułatwia dostosowanie się do przepisów dotyczących np. okresu przechowywania danych i tak dalej. Jakie są główne powody, dla których firma zamierza wdrożyć ten system? Może to zależeć od branży. Przedsiębiorstwa ubezpieczeniowe muszą zarządzać coraz większą liczbą dokumentów, a równocześnie oferować klientom coraz lepszą obsługę. Używają one systemów DMS w takich celach, jak przetwarzanie aplikacji, konfigurowanie przepływów pracy związanych z rozpatrywaniem roszczeń ubezpieczeniowych, cyfrowe zarządzanie dokumentami oraz zapewnienie widoku wszystkich danych posiadaczy polis w elektronicznych systemach plików eFiles. Inne branże, jak farmaceutyka i nauki przyrodnicze, mogą wykorzystywać systemy DMS w celu dokumentowania procesów zarządzania jakością (QM), szybszego przekazywania dokumentów do procesów związanych z badaniami i zatwierdzeniami lub dostosowywania się do obowiązujących przepisów, np. w zakresie zarządzania rejestrami zgodnie ze standardem GMP. O tym, jakiego systemu zarządzania dokumentami potrzebuje firma, decyduje wiele czynników oprócz podstawowego celu, jakim jest cyfrowe przetwarzanie dokumentów.
Ważną rolę odgrywa również stopień digitalizacji. Przedsiębiorstwa, które dopiero zaczynają cyfryzować swoje procesy, często przeprowadzają podstawową digitalizację dokumentów papierowych w celu zapewnienia nieograniczonego dostępu do informacji. Wiele firm używa systemów DMS lub rozwiązań archiwizacyjnych, które nie są już zgodne z obowiązującymi regulacjami lub nie mogą zostać rozszerzone. Takie firmy też potrzebują nowych systemów DMS. Niezależnie od tego, jaki jest główny powód decyzji o zakupie systemu zarządzania dokumentami, należy wcześniej sprawdzić, jakie korzyści można dzięki temu systemowi osiągnąć. Warto również spotkać się ze wszystkimi interesariuszami w celu wyjaśnienia, czego oczekują od systemu jego użytkownicy, jakie problemy chce rozwiązać dział informatyczny dzięki jego wdrożeniu, co jest ważne dla menedżerów odpowiedzialnych za ochronę danych, a co dla rad pracowniczych itp. Zdefiniowanie tych wymagań podczas wspólnej dyskusji pomoże w określeniu, jakie funkcje i elementy powinien mieć nowy system, a jakie są zbędne.
2. Czy system DMS będzie pasował do dotychczasowej infrastruktury informatycznej przedsiębiorstwa?
Żadne przedsiębiorstwo nie może dziś funkcjonować bez technologii cyfrowych. Im bardziej dojrzałe jest środowisko informatyczne, tym bardziej jest ono złożone, głównie za sprawą starszych, rozbudowanych rozwiązań. Przed zakupem systemu DMS trzeba więc sprawdzić, jak można go zintegrować z istniejącą infrastrukturą. Które systemy i procesy wymagają połączenia? Dokąd popłyną połączone informacje? Nowy system DMS powinien przede wszystkim pomagać w eliminacji tzw. silosów, czyli odseparowanych od siebie zbiorów danych, oraz cyfryzacji procesów w całym przedsiębiorstwie. Nie może natomiast jeszcze bardziej komplikować środowiska informatycznego. Inną ważną sprawą jest model wdrożenia. Czy firma chce wdrożyć system DMS w środowisku lokalnym, chmurowym czy hybrydowym? Jakie ma wymagania w zakresie skalowalności i wysokiej dostępności? Jaki scenariusz wdrażania jest najlepiej dostosowany do jej strategii informatycznej? Czy dysponuje ona wystarczającymi zasobami informatycznymi i personelem, aby wdrożyć nowy system, utrzymywać go i nim zarządzać? System DMS w formie rozwiązania SaaS zwalnia firmę z wielu takich zadań, a poza tym można go wdrożyć dużo szybciej. Jeśli firma chce jeszcze bardziej odciążyć swój dział informatyczny, powinna poszukać dostawcy oferującego wraz z systemem DMS usługi zarządzane w zakresie jego eksploatacji, konfiguracji i wsparcia. Wszystkie te kwestie należy omówić z dostawcą na początku, tak aby można było obliczyć koszty nie tylko wstępnej fazy wdrażania systemu DMS, lecz również jego późniejszej eksploatacji.
3. Jaką strukturę ma firma?
Międzynarodowe sieci handlowe, zdecentralizowane sieci szpitali czy banki planujące fuzje powinny wziąć pod uwagę swoją obecną strukturę organizacyjną oraz jej prawdopodobny rozwój w przyszłości. Jeśli przedsiębiorstwo planuje ekspansję, będzie musiało obsługiwać więcej użytkowników, dokumentów, wiadomości e-mail i danych, a być może również odrębnych jednostek organizacyjnych. W takim przypadku potrzebny jest system DMS, który będzie rozrastał się razem z firmą (oczywiście jeśli firma tak zdecyduje). Wybór „rozmiaru” systemu zależy również od branży. Ze względu na obowiązujące przepisy firmy farmaceutyczne muszą przechowywać dokumenty dłużej niż przedsiębiorstwa z sektorów, które nie podlegają regulacjom. W przypadku projektów budowlanych zaplanowanych na wiele lat niezbędna jest przejrzysta dokumentacja, która musi być archiwizowana przez odpowiedni czas. Każdego dnia dodawane są też nowe dokumenty. Duże przedsiębiorstwa, takie jak DHL będący klientem SER Group, muszą zarządzać nawet 13 milionami nowych dokumentów dziennie. W DHL system DMS przetwarza dokumenty o objętości jednego petabajta. Ponieważ napływa do niego 5 000 żądań dostępu na minutę od użytkowników z całego świata, musi bez przerwy pracować z dużą wydajnością. Nie każdy system jest w stanie obsłużyć taką masę danych.
Ponadto system DMS powinien być wielojęzyczny, aby ułatwić współpracę między ośrodkami znajdującymi się w różnych krajach. Na przykład używany przez DHL system Doxis4 jest dostępny w 13 językach i obsługuje standard Unicode, dzięki czemu tłumaczone są nie tylko interfejsy widoczne dla użytkownika, lecz również metadane. Oznacza to, że wyszukiwarki informacji też pracują w wielu językach. Ponadto Doxis4 umożliwia przechowywanie danych przez wymagany okres uzależniony od przepisów obowiązujących w danym kraju. Przed wdrożeniem systemu DMS należy przeprowadzić przegląd struktury przedsiębiorstwa i odpowiedzieć sobie na kilka pytań. Czy DMS ma zostać wdrożony w skali międzynarodowej? Czy jest on skalowalny? Czy jest na tyle wydajny, aby obsługiwać równoczesne żądania dostępu i zapytania wprowadzane do wyszukiwarek przez tysiące użytkowników z całego świata bez opóźnień i przestojów?
4. Gdzie firma przechowuje swoje dokumenty (również na zewnątrz)?
Przedsiębiorstwa tworzą i przechowują dokumenty w różnych miejscach: serwery plików w działach, archiwa w wielu lokalizacjach, korespondencję papierową w głównej siedzibie itp. System zarządzania dokumentami powinien funkcjonować tak, aby wszystkie te dokumenty były dostępne centralnie. W związku z tym trzeba wiedzieć, kto potrzebuje dostępu do określonych dokumentów i w jaki sposób będą one dodawane do systemu DMS. Czy każdy użytkownik może zapisywać nowe dokumenty? Czy w poszczególnych ośrodkach pracownicy skanują swoją korespondencję samodzielnie, czy też przechodzi ona przez centralną skrzynkę pocztową lub zewnętrznego dostawcę skanów? Oprócz obsługi żądań dostępu i przepływów pracy, które DMS wykorzystuje w celu digitalizacji i kontroli dokumentów, ważne jest również zachowanie zgodności z przepisami. Kto jest uprawniony do przechowywania, wyświetlania, edytowania i usuwania dokumentów w systemie DMS? W zależności od obowiązujących przepisów prawa i regulaminów wewnętrznych wymagane są różne typy uprawnień dostępu i mechanizmy zabezpieczeń. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w której firma wymienia dokumenty z zewnętrznymi usługodawcami, dostawcami i klientami.
5. Jaka struktura plików jest najlepsza dla firmy?
W wielu przedsiębiorstwach struktury plików rozrastały się przez lata w sposób organiczny i są już przestarzałe. Wdrożenie nowego systemu zarządzania dokumentami jest okazją do wprowadzenia nowej, lepiej dopasowanej struktury. Dlatego należy sprawdzić, czy pliki elektroniczne systemu DMS spełniają wymagania firmy. Czy łączą one dokumenty w określonym kontekście i wiążą je z procesami? DMS z systemem plików eFile nie tylko dostarcza dokumenty w postaci przefiltrowanej listy rezultatów, lecz traktuje te pliki jako niezależne obiekty informacji z własnymi metadanymi. W ten sposób oddziela ziarno od plew. Struktura plików eFile pozwala użytkownikom szybko znaleźć wszystko, czego potrzebują, i wykorzystać to w pracy, a także w każdej chwili utworzyć dodatkowy plik tego samego typu ręcznie lub automatycznie (np. gdy nowy dostawca jest wprowadzany do systemu SAP, powstaje plik dostawcy). W systemie DMS, który ― tak jak Doxis4 ― ma zintegrowany system zarządzania procesami biznesowymi, bezpośrednio z plików eFile można również inicjować inne procesy, takie jak żądanie i sprawdzanie certyfikatów dostawców. W razie potrzeby użytkownik może dostosowywać pliki eFile do swoich potrzeb, na przykład łącząc pliki dostawców z zamówieniami, aby szybko uzyskać informacje o zaległych zamówieniach z dwóch poprzednich miesięcy. Warto więc zastanowić się, w jaki sposób system eFiles może wspierać pracowników w codziennej pracy.
6. Jak wyglądają codzienne przepływy pracy w firmie?
Firma powinna przyjrzeć się swoim typowym procesom. Które czynności wykonywane ręcznie można zautomatyzować? Jakie zadania wykonują pracownicy i które decyzje podejmują spontanicznie? Kiedy współpracują z osobami spoza firmy? Przedsiębiorstwo potrzebuje nie tylko systemu DMS, lecz również niezbędnego wsparcia przepływów pracy. Należy zawsze pamiętać, że dokumenty i procesy są ze sobą powiązane. Nie ma dokumentów bez procesów i procesów bez dokumentów. Dobrze jest więc wybrać system DMS ze zintegrowaną funkcją zarządzania procesami biznesowymi (BPM). Zapewnia on wszystko, czego firma potrzebuje do pracy ze swoimi dokumentami i procesami oraz zarządzania nimi. Nie są wymagane żadne dodatkowe rozwiązania. Dokumenty i powiązane z nimi procesy lub zadania można przypisać do odpowiednich podmiotów przetwarzających. Terminy realizacji są monitorowane, a kolejne etapy przetwarzania ― dokumentowane. Wszystko to odbywa się automatycznie. W efekcie procesy i informacje o ich statusie są przejrzyste i widoczne dla wszystkich interesariuszy. Pozwala to uniknąć opóźnień i zachować zgodność z obowiązującymi przepisami dotyczącymi np. dwukrotnego przeglądu procesów podczas zatwierdzania kontraktów. Nawet złożone procesy, które obejmują wiele działów firmy, można szybko konfigurować i zarządzać nimi w przejrzysty sposób. Jeśli firma chce objąć systemem DMS również klientów lub zewnętrznych partnerów biznesowych, musi sprawdzić, czy zapewnia on opcje współpracy, takie jak wirtualne sale, gdzie pracownicy mogą bezpiecznie ze sobą współpracować i włączać w swoje procesy osoby z zewnątrz.
Należy też pamiętać o innych aplikacjach używanych na co dzień przez pracowników, takich jak ERP, CRM, HR lub portale klientów i dostawców. Wszystkie one powinny być łatwe do zintegrowania z systemem DMS, tak aby pochodzące z nich informacje były dostępne w odpowiednich procesach, a te ostatnie działały bez przerwy.
7. Co się stanie ze starszymi plikami?
Oprócz digitalizacji nowych dokumentów, które przychodzą tradycyjną pocztą, ważny jest sposób postępowania ze starszymi dokumentami papierowymi. Pod względem finansowym sens ma digitalizowanie tylko tych dokumentów, których firma będzie potrzebować w przyszłości. To samo dotyczy informacji zapisanych na starszych nośnikach pamięci masowej, które firma zamierza przekonwertować i przenieść do nowego systemu DMS. Kto ma przeprowadzić taką digitalizację lub konwersję? Firma samodzielnie czy usługodawca zewnętrzny? Należy wziąć pod uwagę koszty przetwarzania dokumentów i danych oraz potrzebny na to czas. Warto również sprawdzić, w jaki sposób dostawca nowego systemu DMS może pomóc firmie w migracji plików ze starszego systemu DMS do nowego. Czy należy przenieść wszystkie dokumenty, czy np. tylko metadane? W tym drugim przypadku dokumenty będzie można znaleźć za pomocą wyszukiwarki, ale fizycznie pozostaną one w innym miejscu. Najważniejsze, by przeniesienie informacji nie narażało firmy na przestoje lub utratę danych.
